Depuis le 18 mai 2022, les opérateurs économiques de grande taille sont tenus d’émettre et de transmettre uniquement des factures électroniques. Le 18 octobre 2022, c’était au tour des opérateurs de taille moyenne.
Pour les opérateurs économiques de petite taille et les nouvelles entreprise, la date butoir sera le 18 mars 2023.
Les opérateurs de petite taille sont les entreprises qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :
- total du bilan: 4,4 millions d’euros;
- montant net du chiffre d’affaires: 8,8 millions d’euros;
- nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 50.
La loi de 2019 ainsi que celle de 2021 ne s’appliquent qu’aux marchés publics. Elles créent donc seulement des obligations pour les parties prenantes d’un marché public. D’une part, les opérateurs économiques, c’est-à-dire le plus souvent des entreprises, d’autre part, les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices, c’est-à-dire les organismes du secteur public qui tombent sous le champ d’application de la loi sur les marchés publics.
Le règlement grand-ducal du 13 décembre 2021, retient comme réseau de livraison commun à utiliser par les organismes du secteur public pour la réception automatisée de factures électroniques le réseau européen Peppol, géré et maintenu par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol. Il détermine aussi que les solutions techniques alternatives non automatisées mises à disposition des opérateurs économiques pour émettre et transmettre manuellement des factures électroniques sont deux types de formulaires en ligne.
Fonctionnement des factures électroniques
Le principe repose sur la création par l’entreprise émettrice d’une facture structurée suivant un format défini par la loi, puis à l’envoi de cette facture via le réseau Peppol, suivant le principe des 4 coins :
- Emetteur
- Point d’accès Peppol de l’émeteur
- Point d’accès Peppol du récepteur
- Récepteur
La création de la facture peut se faire via différents moyens :
- Soit votre logiciel de comptabilité permet de générer des factures numériques conformes et comporte un module d’envoi via le réseau Peppol
- Soit vous utilisez à une solution de facturation en ligne
- Soit vous encodez manuellement votre facture dans le formulaire disponible sur Guichet.lu pour en faire une facture structurée conforme à la norme (solution temporaire, pour les TPE)
L’envoi de la facture sur le réseau Peppol peut également se faire par différents moyens :
- module d’envoi intégré au logiciel comptable
- location d’un point d’accès Peppol auprès d’un prestataire de services spécialisé, à connecter à votre système de facturation ou ERP.
Norme européenne
Pour être conforme, toute facture électronique doit répondre à la norme europénne EN 16931-1:2017 et à une des deux syntaxes suivantes:
- XML UBL (Universal Business Language: langage d’affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l’organisme sans but lucratif OASIS Open;
- XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).
Peppol
Peppol est le réseau de livraison commun choisi pour permettre l’émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques. Il est géré et maintenu par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol.
Avantages des factures électroniques
Le recours à la facturation électronique permet de faire des économies substantielles et présente un gain d’efficacité à différents niveaux :
- rapidité de traitement ;
- réduction importante des coûts de traitement,
- meilleure traçabilité des factures,
- diminution des litiges,
- accélération des délais de paiement,
- facilitation de la consultation et de l’archivage,
- comptabilité facilitée,
- plus grande sécurité concernant les données.
Même si vous ne facturez pas aux institutions et administrations visées par la facturation électronique, adopter la facturation électronique est un choix judicieux pour 2023. SG Fiduciaire peut vous conseiller pour toute question concernant votre facturation et votre gestion administrative.
Suivez le guide
La Chambre de Commerce a publié un guide pratique rassemblant l’ensemble des informations utiles concernant la facturation électronique. Vous y trouverez tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique, ses avantages, des témoignages, une introduction des différents types d’accompagnement et nombreuses informations pratiques.
Des formations spécifiques seront également mises en œuvre au sein de la House of Training :
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